La Ley Orgánica 15/1999 del 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, de aquí en adelante “LOPD”, obliga a que cuando se dispongan de datos de carácter personal registrados en soporte físico (papel o informático) cumplir las medidas de seguridad necesarias en función del tipo de datos que posean, incluida entre ellas la correcta gestión de documentos y la destrucción de los mismos.

La LOPD habilita a la Agencia Española de Protección de Datos la potestad inspectora y sancionadora.

El Real Decreto 1720/2007 que desarrolla la LOPD incluye el tratamiento de datos almacenados en papel y un Nuevo Régimen Sancionador.

¿Cuáles son los datos de carácter personal?

Se considera dato de carácter personal a todo aquel que nos identifica: Nombre y apellidos, DNI, una imagen, un teléfono, nuestro curriculum, datos de salud, afiliación sindical, los datos de una factura con nuestro número de cuenta, etc. El medio en el que almacenemos o tratemos estos datos es indiferente, ya que la LOPD afecta al papel y a los soportes informatizados y nos obliga a implantar las medidas necesarias para que la gestión sea acorde a la LEY.

OBLIGACIÓN DE DESTRUIR ADECUADAMENTE LOS DOCUMENTOS

La obligación de destruir los documentos confidenciales se fundamenta en los siguientes artículos del RD 1720/2007:

Artículo 87. Ficheros temporales o copias de trabajo de documentos.

2. Todo fichero temporal o copia de trabajo así creado será borrado o destruido una vez que haya dejado de ser necesario para los fines que motivaron su creación.

Artículo 88. El documento de seguridad.

3. El documento deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos:

g) Las medidas que sea necesario adoptar para el transporte de soportes y documentos, así como para la destrucción de los documentos y soportes, o en su caso, la re-utilización de estos últimos.

Artículo 92. Gestión de soportes y documentos.

3. En el traslado de la documentación se adoptarán las medidas dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte.
4. Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior.

Artículo 107. Dispositivos de almacenamiento.

Los dispositivos de almacenamiento de los documentos que contengan datos de carácter personal deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura. Cuando las características físicas de aquéllos no permitan adoptar esta medida, el responsable del fichero o tratamiento adoptará medidas que impidan el acceso de personas no autorizadas.

Artículo 114. Traslado de documentación.

Siempre que se proceda al traslado físico de la documentación contenida en un fichero, deberán adoptarse medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación de la información objeto de traslado.

Todas las personas físicas y jurídicas que realicen una actividad económica, ya sean entidades públicas o privadas y otras formas asociativas u organizativas que gestionen datos de carácter personal. Las personas físicas y jurídicas que realicen una actividad en el entorno de internet y comunicaciones electrónicas deben respetar también el cumplimiento de la LSSI.

DESTRUCCIÓN PUNTUAL DE ARCHIVO HISTÓRICO

Se trata de documentación almacenada en carpetas AZ definitivas, en carpetas AZ o en otros soportes previamente pactados por el cliente y LOPDAT.

Procedimiento de Trabajo:

1. Análisis por parte de un técnico de LOPDAT de la documentación a destruir, su distribución, de que tipo son los soportes y como se almacena.
2. Se acuerda con el responsable designado por el cliente como se identificará la documentación.
3. Recogida por personal de LOPDAT previamente identificado.
4. Transporte hasta la planta de destrucción en un vehículo geo-localizado mediante GPS.
5. Destrucción de la documentación según el nivel indicado.
6. Emisión de un certificado de destrucción.

RECOGIDA CONTINUA DE CONTENEDORES DE CARTÓN

• Contenedores de cartón.
• Precintados y con bridas inviolables.
• Medidas externas : 670x370x320 mm.
• Capacidad: 60 Litros.

Procedimiento de Trabajo:

1. Análisis por parte del personal de LOPDAT del volumen de documentación que se destruye periódicamente.
2. Se acuerda con el responsable designado por el cliente el nº de contenedores necesarios (mínimo dos unidades) y su distribución dentro de las instalaciones de la empresa.
3. Entrega de los contenedores precintados e identificados por personal de LOPDAT.
4. Aviso por parte del cliente para la recogida de todos los contenedores contratados cuando estos estén al 80% de su capacidad o llenos.
5. Recogida por parte de LOPDAT de todos los contenedores en los 15 días siguientes al aviso. El cliente debe solicitar un nuevo lote de contenedores en caso de ser necesario.
6. Entrega de un nuevo lote de contenedores si es requerido.
7. Transporte hasta la planta de destrucción en un vehículo geo-localizado mediante GPS.
8. Destrucción de la documentación según el nivel indicado.
9. Emisión de un certificado de destrucción.

RECOGIDA CONTINUA DE CONTENEDORES DE METAL

• Contenedores de aluminio de máxima resistencia.
• Precintados y con cerraduras.

Procedimiento de Trabajo:

1. Análisis por parte del personal de LOPDAT del volumen de documentación que se destruye periódicamente.
2. Se acuerda con el responsable designado por el cliente el nº de contenedores necesarios y su distribución dentro de las instalaciones de la empresa.
3. Entrega de los contenedores precintados e identificados por personal de LOPDAT.
4. Recogida MENSUAL por parte de LOPDAT de todos los contenedores contratados. Entrega de los nuevos contenedores.
5. Transporte hasta la planta de destrucción en un vehículo geo-localizado mediante GPS.
6. Destrucción de la documentación según el nivel indicado.
7. Emisión de un certificado de destrucción.

• El transporte de la documentación se hace en vehículos con localización GPS.
• Destrucción de toda la documentación con un nivel 3
• La documentación destruida es entregada un Gestor Autorizado de Residuos.

Destrucción puntual de Histórico

1. Análisis por parte del un técnico de LOPDAT de la documentación a destruir, su distribución, de que tipo son los soportes y como se almacena.
2. Se acuerda con el responsable designado por el cliente como se identificará la documentación.
3. Recogida por personal de LOPDAT previamente identificado.
4. Transporte hasta la planta de destrucción en un vehículo geo-localizado mediante GPS.
5. Destrucción de la documentación según el nivel indicado
6. Emisión de un certificado de destrucción

Recogida y destrucción de Contenedores

1. Análisis por parte del personal de LOPDAT del volumen de documentación que se destruye periódicamente
2. Se acuerda con el responsable designado por el cliente el nº de contenedores necesarios y su distribución dentro de las instalaciones de la empresa
3. Entrega de los contenedores precintados e identificados por personal de LOPDAT
4. Aviso por parte del cliente para la recogida de los contenedores cuando estos estén al 80% de su capacidad
5. Recogida por parte de LOPDAT de los contenedores en los 15 días siguientes al aviso. El cliente debe solicitar un nuevo lote de contenedores en caso de ser necesario.
6. Entrega de un nuevo lote de contenedores si es requerido
7. Transporte hasta la planta de destrucción en un vehículo geo-localizado mediante GPS.
8. Destrucción de la documentación según el nivel indicado
9. Emisión de un certificado de destrucción